Witte Projektmanagement

Einladungen für Oktoberfest

Die Challenge

Ein Einladungsmanagement inklusive Anmelde- & Abmeldefunktion, Google Maps-Implementierung, einer Anmelde- bzw. Abmeldebestätigung, Kalendereinträge für alle gängigen Kalender und einem Kind-Reminder.

Einladungsmanagement

DER PROZESS

Gemeinsam mit unserer Grafikerin haben wir drei mögliche Einladungs-Designs ausgearbeitet und mit dem Kunden abgestimmt. Anschließend haben wir uns mit unserem Programmierer den Kalendereinträgen gewidmet, denn: was von außen so leicht ausschaut, ist aufgrund des deutschen Datenschutzes, Nutzungsrichtlinien der verschiedenen Anbieter und der Verifizierung der einladenden Domain auf allen zu nutzenden Plattformen deutlich komplexer, als man denkt.

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Über eine externe Software konnten wir den Kalendereintrag so modifizieren, dass dieser entsprechend der jeweiligen Endgeräte der Nutzer korrekt auf deren jeweilige Kalender (Outlook, Google, ical oder Yahoo) angezeigt wird.

„Datenschutz, Firewalls und unterschiedliche Plattformen zur Kalendernutzung bei den Empfänger:innen machen das Thema 'Einladungsmanagement' zu einem undurchschaubaren Urwald, wenn man nicht weiß, welche Möglichkeiten es gibt, um am Ende ein sauberes Produkt abzuliefern. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, sich für dieses Thema Unterstützung zu holen, um Ihrem Event nicht schon zu Beginn Steine in den Weg zu legen, die unnötig sind."

Samir Abdo, Co-Founder No Unicorn (Yet)

Das ergebnis

Nach finaler Abnahme aller Einladungs-Templates (Einladung, Anmeldebestätigung, Bestätigung der Absage und Kind-Reminder) haben wir die Einladungsliste in unsere Software eingespeist, händisch doppelt gecheckt und jedem Kontakt das jeweilige Geschlecht zugeordnet, um die persönliche Ansprache zu gewährleisten.

Grundsätzlich geben wir nach der Aussendung als 24/7 Service auf Zuruf einen aktuellen Stand und/oder übersenden Ihnen bei Bedarf eine detaillierte Liste aller Zu- & Absagen.

Zum Abschluss übermitteln wir Ihnen die finale Gästeliste für Ihr Event.

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